Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable)

Executive Summary

Die Kreditorenbuchhaltung leidet unter repetitiver Datenerfassung, fragmentierten Freigaben und vermeidbaren Fehlern. Verzögerte Verarbeitung kostet doppelt: höhere Prozesskosten und verpasste Skonti. Das hier beschriebene Design ersetzt manuelle Fleißarbeit durch KI-gestützten Rechnungseingang, automatische Prüfungen, modulare Workflows und transparente Freigaben – Finance entscheidet, die Maschine bereitet vor. Startfähig ohne tiefe Integration: E-Mail/SFTP-Intake, CSV/ERP-Export, später API- oder RPA-Anbindung.

Das heutige Problem

Rechnungen kommen in verschiedensten Formaten und Sprachen. Sachbearbeitung tippt Kopf- und Positionsdaten ab, sucht POs, kontaktiert Freigeber:innen und klärt Nicht-PO-Fälle. Dublettenprüfung ist uneinheitlich; Steuer-/USt-Checks sind manuell; Belege liegen in Postfächern. Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, hohe Prozesskosten, verfallende Skonti.

Der KI-gestützte Ablauf

1. Universeller Intake: Dedizierte Inbox oder Portal für PDFs, Scans, EDI/XML und Bilder. Layout-sensitives OCR und Document Understanding normalisieren Kopf-/Positionsdaten in ein kanonisches Schema.
2. Automatische Prüfungen:
   • 3-Way/2-Way-Match (PO–WE–Rechnung / PO–Rechnung) mit Toleranzen pro Lieferant und Warengruppe.
   • Dubletten- & Anomaliechecks (Betrag, IBAN/Bank, Datumsüberschneidungen, Stammdatenänderungen).
   • Steuer/USt-Validierung und Plausibilitäten (z. B. USt-ID-Format, Summenabgleich).
3. Risikobewertung & Routing: Regeln/ML vergeben Risikostufen und leiten Ausnahmen an die richtige Rolle (Einkäufer:in, Kostenstelle, AP-Lead). Saubere, risikoarme Fälle gehen direkt in die Freigabe.
4. Schnelle Freigaben: Freigeber:innen erhalten ein einseitiges Briefing (Kerndaten, Abweichungen zum PO, Risiken). Mit einem Klick: Freigabe, Ablehnung oder Rückfrage – Kommentare/Anhänge bleiben am Vorgang.
5. Buchen & Zahlungsvorschlag: Freigegebene Rechnungen erzeugen ERP-fähige Buchungen und Zahlungsvorschläge – vollständig protokolliert. Ein Chat-Assistent beantwortet Fragen wie „Zeige offene, nicht gematchte Rechnungen > 5.000 € mit Fälligkeit diese Woche“.
6. Transparenz: Dashboards für Durchlaufzeit, STP-Rate, Sperrgründe und gesicherte Skonti. Jeder Schritt ist revisionssicher geloggt.

Privacy-by-design, compliance-aligned: Datenminimierung, Rollen & Berechtigungen, SoD (Vier-Augen-Prinzip), unveränderliche Logs, regionsgebundene Verarbeitung (z. B. EU). Es handelt sich um Entscheidungsunterstützung; Finance erteilt die Freigaben.

Pilotumfang (30–45 Tage)

• Scope: Eine Gesellschaft, 2–3 Hauptlieferanten, zuerst PO-basierte Rechnungen; Nicht-PO später.
• Schnittstellen: Start mit E-Mail/SFTP-Intake und CSV-Export ins ERP; optional RPA-Brücke bei fehlenden APIs.
• Erfolgskriterien: Zeit bis Erstbearbeitung, STP-Rate, % Freigaben innerhalb SLA, Präzision/Recall der Dublettenprüfung, zusätzlich gesicherte Skonti.

Hypothesen-Metriken (illustrativ, nicht garantiert):

• STP-Rate auf 40–60 % für saubere PO-Rechnungen im ersten Monat.
• Freigabezeit von 3–5 Tagen → <24–48 Stunden.
• Dubletten/Leakage um 60–80 % reduziert im Pilotscope.

Schnelles ROI-Beispiel (Szenario):
24.000 Rechnungen/Jahr × 10 Minuten weniger Handling = 4.000 Stunden.
Bei 60 €/Stunde ≈ 240.000 € pro Jahr an Zeitgewinn.
Wenn frühere Freigaben 0,5 % Skonto zusätzlich auf 5 Mio. € skontofähiges Volumen sichern, sind das 25.000 € – exklusive vermiedener Mahngebühren.

Risiken & Gegenmaßnahmen

• Schlechte Scans/komplexe Layouts: Layout-sensitives OCR mit Confidence-Schwellen; Felder mit niedriger Sicherheit benötigen manuelle Bestätigung.
• Regel-/Policy-Drift: Versionierte Toleranztabellen und Freigaberegeln; jeder Vorgang referenziert Regel-/Versions-IDs.
• Change Management: Human-in-the-Loop belassen; klare „Warum“-Erklärungen; zunächst Shadow-Mode statt Auto-Buchung.

Vom Pilot zum Rollout

Erweiterung auf Nicht-PO-Rechnungen, weitere Gesellschaften und Lieferantenportale. Supplier Self-Service (Status, Klärfälle, Dynamic Discounting). Integration von Zahlungen und Liquiditätsplanung, damit genehmigte Verbindlichkeiten die Working-Capital-Sicht verbessern. Mit der Zeit fließen Exception-Muster in Konditionsverhandlungen und Einkaufsverhalten ein. Ziel ist nicht „keine Menschen“, sondern weniger Touches, schnellere Entscheidungen, saubere Audits.