Genehmigungs- & Formularautomatisierung

Executive Summary

Genehmigungen entscheiden, wann Umsätze starten. Trotzdem stecken Anträge in Portalen und Excel fest—mit wechselnden Vorlagen, unklaren Anforderungen und viel Copy-Paste. Ein KI-gestützter Workflow ändert das: Formulare werden geladen oder automatisch von Behördenportalen geholt, Anforderungen extrahiert, Pflichtfelder aus Stammdaten (Standort, Eigentum, Zeichnungen, Zertifikate) vorbefüllt und auf Vollständigkeit/Regelkonformität geprüft. Sensible Punkte gehen an Menschen zur Freigabe. Jede Aktion ist nachvollziehbar, Rework sinkt, Freigaben kommen schneller.

Das heutige Problem

Behörden unterscheiden sich bei Checklisten, Anhängen und Formaten. Teams übertragen Informationen aus CAD/BIM, GIS, CRM und Sicherheitsnachweisen in Formulare. Fehlende Dokumente fallen spät auf; kleine Fehler führen zu Ablehnungen; Koordination zwischen Legal, Compliance und Operations kostet Stunden. Projektstarts verschieben sich.

Der KI-gestützte Ablauf

1. Eingang oder Abruf: Upload von Formularen/Guidelines (PDF/HTML) oder automatischer Abruf der aktuellen Versionen via Browser-Automation; Klassifikation nach Genehmigungstyp und Zuständigkeit.
2. Anforderungsextraktion: Document Understanding liest Anweisungen/Checklisten und erzeugt eine strukturierte Liste aus Pflichtfeldern, Anhängen, Unterschriften und Gebühren.
3. Auto-Fill & Validierung: Felder werden aus führenden Systemen (Asset-Register, Standort/GIS, Versicherungen, Sicherheitszertifikate) vorbefüllt. Vollständigkeit, Formate und Querprüfungen laufen automatisch—mit Begründungen.
4. Klärfälle: Lücken/Unklarheiten lösen gezielte Dialoge (Chat/Voice) mit internen Verantwortlichen aus: „Zeichnung A-102 gestempelt hochladen“ oder „Kataster-ID bestätigen“. Antworten werden dem Vorgang zugeordnet.
5. Menschliche Prüfung & eSignature: Reviewer:in prüft das Paket, signiert elektronisch (wo zulässig) und fixiert die Einreichung.
6. Einreichung & Tracking: Submission via API/Portal-Automation, Quittungen werden erfasst, SLAs verfolgt, Rückfragen der Behörde gemeldet.
7. Archiv & Audit: Alle Artefakte, Policy-Versionen, Zeitstempel und Entscheidungen werden mit Aufbewahrungs-Tags gespeichert—für Compliance und spätere Verlängerungen.

Privacy-by-design, compliance-aligned: Datenminimierung, Rollen & Rechte, EU-gebundene Verarbeitung, unveränderliche Audit-Trails; Einreichungen erfordern menschliche Freigabe. Der Assistent unterstützt Entscheidungen; Verantwortung bleibt bei den Fachbereichen.

Pilotumfang (30–45 Tage)

• Scope: Eine Zuständigkeit und ein hochvolumiger Genehmigungstyp (z. B. Aufgrabungen, Minor Works, Site Access).
• Schnittstellen: Read-only auf Stammdaten (CRM/ERP/GIS/DMS); eSignature; Browser-Automation für Portaleinreichung.
• Erfolgskriterien: Zeit bis zum einreichbaren Paket, First-Pass-Akzeptanz, Nacharbeitschleifen pro Antrag, Handling-Zeit für Reviewer:innen.

Hypothesen-Metriken (illustrativ, nicht garantiert):

• Bearbeitungszeit von Stunden auf Minuten bei standardisierten Fällen.
• First-Pass-Akzeptanz +15–30 Prozentpunkte.
• Reviewer-Aufwand −40–60 % pro Antrag.

Schnelles ROI-Beispiel (Szenario):
3.000 Genehmigungen/Jahr × 2 h = 6.000 h.
Reduktion auf 30 Min. spart 1,5 h je Antrag → 4.500 h/Jahr.
Bei 55 €/h entspricht das ~247.500 €/Jahr—zzgl. früherer Projektstarts.

Risiken & Gegenmaßnahmen

• Wechselnde Vorlagen/Regeln: Regelmäßige Portal-Checks, versionierte Regelwerke; veraltete Pakete werden markiert.
• Datenqualität: Confidence-Scoring; Pflichtbestätigung bei niedriger Sicherheit; transparente Begründungen.
• Portal-Variabilität: Fallbacks und manueller Einreichungspfad; idempotente Replays mit Evidenz-Snapshot.
• Scope Creep: Start mit einem Typ; Ausweitung nach messbarem Erfolg.

Vom Pilot zum Rollout

Ausbau auf weitere Zuständigkeiten und Genehmigungsfamilien; GIS-Overlays für Standortauflagen; Integration von Gebührenzahlungen und Abgleich. Interne Templates für wiederkehrende Anträge vereinheitlichen. So wird Genehmigung vom Einzelfall zur planbaren Pipeline.

Erwartete Wirkung (illustrativ):

• Deutlich weniger manueller Aufwand (Stunden → Minuten).
• Geringere Fehlerquote und weniger Ablehnungen.
• Schnellere Genehmigungen beschleunigen Time-to-Revenue.
• Niedrigere Admin-Kosten durch Wegfall repetitiver Formulararbeit.