Rechnungs- & Dokumentenverarbeitung

Executive Summary

Manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitintensiv, fehleranfällig und teuer. Teams tippen Daten ab, verfolgen Freigaben und lösen Streitfälle—während Skonti verfallen. Ein KI-gestützter Flow verbessert die Stückkosten: Das System extrahiert Kopf- und Positionsdaten, prüft gegen Bestellungen/Wareneingänge, erkennt Dubletten und erstellt kompakte Freigabenotizen. Eine Regel-Engine überwacht Skontofristen und Fälligkeiten, priorisiert Zahlungsläufe und vermeidet Mahngebühren. Finance entscheidet; die Maschine reduziert Touch Time und Fehler.

Das heutige Problem

Rechnungen treffen in vielen Formaten ein. Validierung erfordert Abgleiche über ERP, Stammdaten und GR/PO. Dubletten- und Unter-/Überzahlungsprüfung ist uneinheitlich; Freigaberouting läuft per E-Mail; Status ist intransparent. Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, verpasste Skonti, Doppelzahlungen und vermeidbare Strafgebühren.

Der KI-gestützte Ablauf

1. Universeller Intake & Extraktion: E-Mail/SFTP/Portal; layout-sensitives OCR und Document Understanding für Kopf, Positionen, Steuern und Referenzen in ein kanonisches Schema.
2. Validierung & Matching: Automatischer 2-/3-Wege-Abgleich mit Lieferant-/Toleranzregeln; Steuer/USt-Prüfung; Dubletten-Erkennung über Lieferant, Betrag, Datum und PO-Referenzen.
3. Exception-Triage: Regeln/ML klassifizieren Risiken (Preisabweichung, fehlender WE, Stammdatenänderung) und routen an die richtige Rolle—mit Side-by-Side-Belegen.
4. Schnelle Freigaben: Entscheidungsvorlage mit Abweichungen/Risiken; Ein-Klick Freigabe/Ablehnung/Rückfrage. Chat/Voice sammeln fehlende Informationen.
5. Skonto- & Fälligkeitsoptimierung: Engine verfolgt Skontofähigkeit und Zahlungsfristen; Zahlungsvorschläge maximieren Skonti und vermeiden Verspätungen.
6. Buchung & Audit: Freigegebene Rechnungen erzeugen ERP-fähige Buchungen; unveränderliche Logs. Dashboards für STP-Rate, Durchlaufzeit, Exceptions und Einsparungen.

Privacy-by-design, compliance-aligned: Datenminimierung, rollenbasierte Zugriffe, EU-gebundene Verarbeitung, unveränderliche Logs, SoD-Kontrollen. Entscheidungsunterstützung—keine Finanzberatung; Freigaben bleiben bei Finance.

Pilotumfang (30–45 Tage)

• Scope: Eine Gesellschaft, 2–3 Hauptlieferanten, zuerst PO-basierte Rechnungen.
• Schnittstellen: Intake via E-Mail/SFTP, Read-only ERP-Lookups, CSV/API-Export; optional RPA-Brücke ohne APIs.
• Erfolgskriterien: STP-Rate, Zeit bis Erstentscheidung, Präzision/Recall Dubletten, % Freigaben innerhalb SLA, Skontoquote.

Hypothesen-Metriken (illustrativ, nicht garantiert):

• Manueller Aufwand −50–80 % pro Rechnung.
• Durchlaufzeit bis Freigabe −40–60 %.
• Dubletten/Überzahlungen −60–80 %.
• Skontonutzen +10–25 % auf skontofähigen Rechnungen.

Schnelles ROI-Beispiel (Szenario):
60.000 Rechnungen/Jahr. Wenn manuell 30 €/Stück und automatisiert <5 €, liegt die potenzielle Ersparnis bei ~25 € × 60.000 = 1,5 Mio. €/Jahr. Selbst bei 50 % Automationsquote ≈ 750 T€/Jahr—typischer Payback < 12 Monate.

Risiken & Gegenmaßnahmen

• Schlechte Scans/komplexe Layouts: Confidence-Schwellen, manuelle Sichtung; Vorlagenlernen für Top-Lieferanten.
• Regeldrift: Versionierte Toleranzen und Routing-Regeln; Notizen enthalten Regel-/Versions-IDs.
• Change Management: Shadow-Mode vor Auto-Buchung; verständliche „Warum“-Erklärungen bei Ausnahmen.
• Integrationsgrenzen: Start mit leichten Schnittstellen; Vertiefung nach nachgewiesenem Nutzen.

Vom Pilot zum Rollout

Ausbau auf Nicht-PO-Rechnungen und weitere Gesellschaften; Supplier Self-Service für Status/Klärfälle; dynamisches Discounting. Langfristig wird die Verarbeitung transparent und messbar—schnellere Freigaben, weniger Fehler, bessere Working-Capital-Effekte.

Erwartete Wirkung (illustrativ):

• Bis zu 80 % weniger manueller Aufwand.
• Deutlich geringere Kosten pro Rechnung (von bis zu 30 € manuell auf <5 € automatisiert).
• Schnellere Freigaben → Skonti nutzen & Mahngebühren vermeiden.
• Weniger Fehler und Doppelzahlungen → direkte Einsparungen.
• Payback oft < 12 Monate, auch ohne tiefe ERP-Integration.