KI-gestützte Dokumentenprüfung & -verarbeitung

Executive Summary

Unternehmen verarbeiten wöchentlich tausende Dokumente—jedes davon eine potenzielle Verzögerung oder Fehlerquelle. Manuelle Eingaben, Suchen in mehreren Systemen und E-Mail-Schleifen erhöhen Kosten und Durchlaufzeiten. Ein KI-gestützter Flow ändert die Stückkosten: Klassifikation und Extraktion mit layout-sensitivem Parsing, Validierung gegen führende Systeme, regelkonforme Ablage und automatische Anstoßung der nächsten Prozessschritte. Ein konversationeller Assistent informiert Stakeholder oder fordert fehlende Angaben sofort an. Das Produkt- und Engineering-Team sieht sensible Aktionen weiterhin durch Menschen freigegeben und protokolliert jeden Schritt.

Das heutige Problem

Dokumente treffen als PDF, Scan, Bild oder Tabelle ein. Teams tippen Kopf- und Positionsdaten ab, gleichen PO- und Lieferreferenzen ab und verfolgen den Status in E-Mails. Aufbewahrung/Privacy-Regeln werden uneinheitlich angewendet. Fehler wandern vom Eingang bis in Finance und Supply Chain—mit Streitfällen, Mahngebühren und Engpässen.

Der KI-gestützte Ablauf

1. Universeller Intake & Klassifikation: E-Mail, SFTP, Portal, EDI/XML und APIs speisen eine Queue. Ein Klassifikator erkennt Typen (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Leistungsnachweis, Zertifikat).
2. Feldextraktion: Layout-sensitives OCR und Document Understanding erfassen Kopf, Positionen, Summen, Referenzen, Daten, Lieferant:innen-IDs, Liefer-IDs, Unterschriften in ein kanonisches Schema.
3. Validierung & Anreicherung: Abgleich gegen ERP/CRM/DMS: PO vorhanden, 2/3-Wege-Match, Lieferant & USt-IDs, Dublettenprüfung, Versand-/Lieferscheinnummern, Vertragsbedingungen.
4. Ausnahmen & Dialoge: Eine Rules Engine startet kurze, gezielte Dialoge per Chat/Voice: korrigierte PO-Nummer, fehlende Unterschrift oder POD. Antworten werden geparst und dem Vorgang zugeordnet.
5. Routing & Archivierung: Freigegebene Dokumente gehen an die richtige Rolle und werden im korrekten Archiv/Ordner mit Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinien abgelegt.
6. Workflow-Trigger: Saubere Datensätze buchen ins ERP, erzeugen Wareneingänge, GRNs, aktualisieren Bestände oder stoßen Zahlungen/Freigaben an—alles mit nachvollziehbaren Job-IDs.
7. Transparenz: Dashboards für Durchsatz, STP-Rate, Ausnahmegründe, SLA-Einhaltung und Fehlerschwerpunkte.

Privacy-by-design, compliance-aligned: Datenminimierung, rollenbasierte Zugriffe, regionsgebundene Verarbeitung (z. B. EU), unveränderliche Logs und aufbewahrungspflichtige Klassifizierungen. Der Assistent unterstützt Entscheidungen; finale Freigaben bleiben bei Fachbereichen.

Pilotumfang (30–45 Tage)

• Scope: Eine Dokumentfamilie (z. B. Lieferscheine oder Rechnungen) für 2–3 Hauptlieferanten/Standorte.
• Schnittstellen: Intake via E-Mail/SFTP; Read-only ERP/DMS-Lookups; CSV/API-Export; optional RPA-Brücke bei fehlenden APIs.
• Erfolgskriterien: STP-Rate, Zeit bis Erstentscheidung, Präzision/Recall Dubletten/Validierungen, Fehlerquote und SLA in Woche 1.

Hypothesen-Metriken (illustrativ, nicht garantiert):

• Manueller Bearbeitungsaufwand −50–80 % je Pilotfamilie.
• Durchlaufzeit −40–60 % vom Eingang bis zur Routing-Entscheidung.
• Dubletten/Abweichungsfehler −60–80 %.

Schnelles ROI-Beispiel (Szenario):
200.000 Dokumente/Jahr × 3 Minuten Handling = 10.000 Stunden.
Bei 45 €/Stunde ≈ 450.000 €/Jahr.
60 % Reduktion ergibt ~270.000 €/Jahr Rückgewinn—zuzüglich Effekten durch schnellere Abläufe und weniger Streitfälle; typischer Payback < 12 Monate.

Risiken & Gegenmaßnahmen

• Schlechte Scans/ungewöhnliche Layouts: Confidence-Scoring, Vorlagenlernen, manuelle Sichtung bei geringer Sicherheit.
• Regeldrift: Versionierte Validierungsregeln/Toleranzen mit Änderungsprotokoll.
• Systemschwankungen: Degradationspfade bei Downtime; Queue/Replay mit idempotenten Writes.
• Adoption: Verständliche Begründungen in Ausnahmehinweisen; Side-by-Side-Vergleiche für Prüfer:innen.

Vom Pilot zum Rollout

Erweiterung um weitere Dokumentfamilien (Transportpapiere, Zertifikate, Serviceberichte), Lieferanten und Standorte; tiefere Write-backs ins ERP/CRM. Auto-Abgleich und Supplier Self-Service für Klärfälle. Langfristig wird Dokumentenhandling zum transparenten, messbaren Flow statt zum versteckten Posteingang.

Erwartete Wirkung (illustrativ):

• Bis zu 80 % weniger manueller Dokumentenaufwand.
• Deutliche Kostensenkung pro verarbeitetem Dokument.
• Schnellere Durchlaufzeiten → weniger Engpässe.
• Weniger Fehler, bessere Compliance dank automatischer Validierung.
• ROI typischerweise innerhalb von 12 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit.